Jika Anda sedang melaksanakan tugas belajar di Jepang dengan menggunakan paspor dinas (service passport), Anda harus berhati-hati agar paspor dinas Anda tidak hilang. Ketika Anda kehilangan paspor dinas Anda di wilayah Jepang, berikut langkah-langkah yang sebaiknya Anda ambil:
1. Segera lapor polisi dan meminta surat keterangan hilang ( 盗難届証明書:Tonan Todoke shoumeshou ) ke kantor polisi yang besar (jangan KOBAN/pos polisi kecil), dan simpan baik-baik surat tersebut.
2. Segera lapor ke KBRI Tokyo baik Bidang Konsuler atau bidang Imigrasi (kemungkinan/biasanya polisi yang menemukan akan memeberitahukan pihak KBRI lewat faks atau telepon).
3. Siapkan surat-surat pendukung Anda, seperti :
- KTP Indonesia
- Akta lahir/ijazah
- Surat penugasan ke Jepang (dalam rangka apa?)
- Surat kehilangan dari kepolisian (nomor 1)
- pas foto berlatar belakang merah
4. Datang ke KBRI bidang konsuler (karena wewenang paspor dinas ada di konsuler)
5. Setelah mendapatkan surat/nota dinas dari bidang konsuler, sesegera mungkin lapor ke bidang imigrasi bagian paspor/SPLP.
6. Jika Anda masih lama tinggal di Jepang (memiliki izin tinggal sebagai peneliti/pelajar), bidang konsuler akan membuat surat ke Deplu Pusat untuk mengganti paspor dinas tersebut.
7. Jika Anda akan kembali ke Indonesia dalam waktu dekat, paspor dinas akan diganti dengan SPLP (travel document)
Untuk informasi lebih lanjut hub :
1. KBRI Tokyo bidang konsuler dgn Bapak Hadi ; 03 34414201 Ext 427
2. KBRI Tokyo bidang imigrasi dgn Bapak Darusssalam ext 418.